PROCEDURA PER LA GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI (WHISTLEBLOWING)

PROCEDURA PER LA GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI (WHISTLEBLOWING)

ex D. Lgs. n. 24/2023

1. SINTESI E SCOPO

La presente procedura ha la finalità di disciplinare le modalità di segnalazione degli illeciti o irregolarità in ambito aziendale con l’obiettivo di tutelare il soggetto che effettua le già menzionate segnalazioni.

Ulteriori obiettivi della presente Procedura “Whistleblowing” possono sintetizzarsi in:

⋅                definire e formalizzare la procedura di segnalazioni stabilendo termini e responsabilità nel processo di segnalazione degli illeciti;

⋅                definire le regole che è necessario osservare al fine di garantire la riservatezza del segnalante, degli altri soggetti coinvolti e la segnalazione stessa;

⋅                definire il ruolo del soggetto destinatario delle segnalazioni;

⋅                promuovere, all’interno della Società, una cultura fondata sulla responsabilità e sull’etica, nella convinzione che la partecipazione attiva e il coinvolgimento di tutti i dipendenti/collaboratori siano parte fondamentale del processo di sviluppo della Società;

⋅                consentire alla Società di essere tempestivamente informata su fatti o condotte contrari ai principi etici perseguiti, al fine di un sollecito intervento, nonché di individuare e gestire possibili carenze nel sistema di controllo interno e di gestione dei rischi.

1.1.       NORMATIVA DI RIFERIMENTO

La presente procedura fa riferimento al nuovo D.lgs. n.24 del 10/03/2023 attuativo della Direttiva UE 2019/1937, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione.

Ai fini della redazione del presente documento sono state inoltre considerate le Linee Guida di ANAC in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle

persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali. Procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne, approvate con delibera n.311

• Art. 3 della Costituzione italiana – Pari dignità sociale
• Art. 4 della Costituzione italiana – diritto al lavoro
• Art. 29 della Costituzione italiana – diritti della famiglia
• Art. 31 della Costituzione italiana – formazione della famiglia
• Art. 36 della Costituzione italiana – retribuzione proporzionata
• Art. 37 della Costituzione italiana – parità di diritti della donna lavoratrice
• Art. 51 della Costituzione italiana -accesso agli uffici pubblici e alle cariche elettive
• Decreto Legislativo 11 aprile 2006, n.198 Codice delle pari opportunità tra uomo e donna, a norma dell’articolo 6 della legge 28 novembre 2005, n.246. (Gazzetta Ufficiale n.125 del 31 5 2006 Suppl. Ordinario n.133)
• Legge n. 162/2021 modifiche al codice di cui al decreto legislativo 11 aprile 2006, n. 198, e altre disposizioni in materia di pari opportunità tra uomo e donna in ambito lavorativo
• Piano nazionale di Ripresa e Resilienza (PNRR)
• Art. 34 del DL 30/04/2022, n. 36 “Ulteriori misure urgenti per l’attuazione del Piano nazionale di ripresa e resilienza (PNRR)”
• Testo Unico 151/2001
• Dlgs n. 105/2022 (modifica al Testo Unico 151/2001) sui congedi di maternità e parentali
• Decreto della Presidenza del Consiglio – Dipartimento Pari Opportunità del 29/04/22, cosiddetto “Bonetti” dal nome della ministra pubblicato nella Gazzetta Ufficiale del 1^ luglio 2022
• UNI/PDR 125:2022 Linee guida sul sistema di gestione per la parità di genere e adozione di specifici Key Performance Indicator «KPI» inerenti alle Politiche di parità di genere nelle organizzazioni
• ISO/TS 30415: 2021 Human resource management diversity and inclusion
• FAQ ACCREDIA-UNI (Rif. UNI PdR 125 § 6.3.2.6)
• La nuova Legge di Bilancio 2024 (legge 213/2023) Stabilisce che l’importo dell’indennità di congedo parentale fruibile per madri o padri, entro il 6 anno di vita del bambino, all’80% possa essere ampliato di un ulteriore mese
• Direttiva europea (UE) 2023/970 Volta a rafforzare l’applicazione del principio della parità di retribuzione tra uomini e donne per uno stesso lavoro o per un lavoro di pari valore attraverso la trasparenza retributiva e i relativi meccanismi di applicazione
• Carta Dei Diritti Fondamentale dell’Unione Europa
• Convenzione ILO: Convenzione sulla libertà di associazione e tutela del diritto di organizzazione sindacale
• Convenzione ILO: Convenzione sul diritto di organizzazione e di contrattazione collettiva
• Convenzione ILO: Convenzione sul lavoro forzato
• Convenzione ILO: Convenzione sull’abolizione del lavoro forzato
• Convenzione ILO: Convenzione sull’età minima
• Convenzione ILO: Convenzione sulle peggiori forme di lavoro minorile,
• Convenzione ILO: Convenzione sull’uguaglianza di retribuzione
• Convenzione ILO: Convenzione sulla discriminazione
• Convenzione ILO: Convenzione sulla sicurezza e la salute sul lavoro
• Dichiarazione universale dei Diritti umani
• Convenzione delle Nazioni Unite contro la corruzione
• Convenzione delle Nazioni Unite sui diritti del bambino
• Convenzione delle Nazioni Unite sull’eliminazione di tutte le forme di discriminazione nei confronti della donna
• Direttiva 2010/18/UE Attuazione del principio delle pari opportunità e della parità di trattamento fra uomini e donne in materia di occupazione e impiego
• Convenzione OIL: Sulla parità di retribuzione
• ISO 53800:2024 – Guidelines for the promotion and implementation of gender equality and women’s empowermen
• Legge 30 dicembre 2024, n. 207 – Legge di bilancio 2025
• LINEE GUIDA UNI PER LA PARITÀ DI GENERE NEL LINGUAGGIO

2. CAMPO DI APPLICAZIONE / DESTINATARI

La procedura si applica esclusivamente a Itinera Società Cooperativa Sociale arl ETS (d’ora in poi anche “Itinera” o “la Società”). La presente procedura si applica alle segnalazioni inerenti al campo applicativo previsto dalla norma.

Si ricorda che il D.Lgs. 24/2023 prevede che le violazioni oggetto di segnalazione, denuncia o divulgazione pubblica devono riguardare:

• illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
• condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231 o violazioni del Modello;
• illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
• atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;
• atti od omissioni riguardanti il mercato interno (a titolo esemplificativo: violazioni in materia di concorrenza e di aiuti di Stato);
• atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione.

Dal lato soggettivo, la presente procedura si applica a:

− Lavoratori subordinati;

− Lavoratori autonomi che svolgono la propria attività lavorativa presso i soggetti del settore privato;

− Liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività presso i soggetti del settore privato;

− Volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso i soggetti del settore privato;

− Azionisti (persone fisiche);

− Facilitatori.

Per tutti i suddetti soggetti, la tutela si applica anche durante il periodo di prova e anteriormente o successivamente alla costituzione del rapporto di lavoro o altro rapporto giuridico.

Considerate le finalità della presente procedura, la riservatezza dell’identità del segnalante e di tutti i soggetti coinvolti viene garantita sin dalla ricezione e in ogni successiva fase della relativa gestione.

• segnalazione di molestie sul luogo di lavoro;

3. DEFINIZIONI

3. a) Procedura di segnalazione (Whistleblowing)

Procedura di gestione della segnalazione come di seguito definito.

1. b) Canale Interno

Canale di segnalazione interno predisposto dalla Società, idoneo a garantire la riservatezza dell’identità del segnalante e del segnalato, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione, anche tramite il ricorso alla crittografia.

1. c) Segnalante (Whistleblower)

La persona fisica che effettua la segnalazione di informazioni sulle violazioni acquisite nell’ambito del proprio contesto lavorativo: sono quindi ricompresi nella definizione tutti i soggetti che si trovino anche solo temporaneamente in rapporti lavorativi con Itinera, pur non avendo la qualifica di dipendenti (ad esempio consulenti, liberi professionisti, tirocinanti etc.) e, seppur a determinate condizioni, coloro che ancora non hanno un rapporto giuridico con Itinera (in fase di trattative precontrattuali) nonché coloro il cui rapporto sia cessato o che siano in periodo di prova.

1. d) Facilitatore

La persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata (a titolo esemplificativo: il collega di un Ufficio diverso da quello di appartenenza del segnalante che assiste quest’ultimo nel processo di segnalazione in via riservata, cioè senza divulgare le notizie apprese).

1. e) Segnalato/persona coinvolta

La persona fisica o giuridica menzionata nella segnalazione interna o come soggetto al quale la violazione è attribuita o come soggetto comunque implicato nella violazione segnalata.

1. f) Struttura di gestione delle segnalazioni (SGS)

Persona o ufficio interno autonomo dedicato alla gestione delle segnalazioni o soggetto esterno anch’esso autonomo.

1. g) Segnalazione

In base a quanto previsto dall’art. 2 del d.lgs.24/2023, per segnalazione si intende la comunicazione scritta od orale contenente le informazioni sulla violazione segnalata.

1. h) Canale esterno presso ANAC

Coloro che intendano effettuare una segnalazione potranno ricorrere, in alternativa al canale interno istituito da Itinera, al canale esterno gestito da ANAC, qualora siano integrate le seguenti condizioni:

• quando il canale interno pur essendo obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dal D.Lgs. 24/2023 con riferimento ai soggetti e alle modalità di presentazione delle segnalazioni interne che devono essere in grado di garantire la riservatezza dell’identità del segnalante e degli altri soggetti tutelati;
• quando la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito da parte della persona o dell’ufficio designati;
• quando la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere ragionevolmente sulla base di circostanze concrete allegate ed informazioni effettivamente acquisibili e, quindi, non su semplici illazioni, che, se effettuasse una segnalazione interna: a) alla stessa non sarebbe dato efficace seguito; b) questa potrebbe comportare il rischio di una ritorsione;
• quando la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

1. i) Divulgazione pubblica

Ulteriore modalità di segnalazione introdotta con il D.Lgs. 24/2023, tramite cui le informazioni sulle violazioni sono rese di pubblico dominio tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque attraverso mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone (social network, web, televisione, radio, etc.).

1. l) Conflitto di interessi

Con il termine “conflitto di interessi” si intende qualsiasi situazione nella quale le funzioni interessate nella gestione delle segnalazioni (Responsabile dell’istruttoria) abbiano interessi personali o professionali in conflitto con l’imparzialità richiesta per la loro responsabilità, tali da non consentire la valutazione oggettiva della segnalazione.

1. m) Riservatezza su contenuto della segnalazione e identità del segnalato e degli altri soggetti coinvolti

Itinera garantisce la riservatezza, oltre che dell’identità del segnalante e di tutti i soggetti che godono delle stesse tutele, anche di qualsiasi altra informazione o elemento della segnalazione dal cui disvelamento si possa dedurre direttamente o indirettamente l’identità del segnalante

1. n) Tutela della privacy
2. o) violenza e molestie di genere (art. 1, Convenzione dell’Organizzazione internazionale del lavoro n. 190 del 2019): la violenza e le molestie nei confronti di persone in ragione del loro sesso o genere, o che colpiscano in modo sproporzionato persone di un sesso o genere specifico, ivi comprese le molestie sessuali;
3. p) molestia morale: ogni comportamento aggressivo, ostile e denigratorio nei confronti di una persona, nonché́ ogni altro comportamento volto a umiliare e a ledere l’integrità̀ psicofisica della persona. Rientrano nelle molestie morali anche i comportamenti discriminatori di genere e quelli fondati sull’appartenenza etnica, sulla religione e sulle opinioni politiche, oltre che ogni forma di ritorsione contro chiunque denunci comportamenti molestanti o ne sia testimone;
4. q) mobbing: ogni forma di violenza morale o psichica in occasione di lavoro, attuata dal datore di lavoro o da altri dipendenti, nei confronti di una lavoratrice o di un lavoratore. Esso è caratterizzato da una serie di atteggiamenti o comportamenti, diversi e ripetuti nel tempo in modo sistematico ed abituale, aventi connotazioni aggressive, denigratorie e vessatorie tali da comportare un degrado delle condizioni di lavoro e da compromettere la salute o la professionalità o la dignità del lavoratore o della lavoratrice stessa;
5. r) violenza virtuale: atti e condotte che arrecano danno, molestie o abusi, perpetrati attraverso mezzi digitali, come piattaforme di social media, forum online, app di messaggistica e ambienti virtuali di gioco: comprende un’ampia gamma di comportamenti, tra cui cyberbullismo, stalking online, revenge porn, incitamento all’odio e diffusione di contenuti privati o a sfondo sessuale espliciti e/o minacciosi.

4. MODALITÀ OPERATIVE

4.1.         Introduzione

Itinera si è dotata della presente procedura al fine di assicurare il rispetto della legalità e dei principi di correttezza e trasparenza, nonché della riservatezza dei soggetti e del contenuto della segnalazione.

5. ATTIVITA’ OPERATIVE PRELIMINARI

5.1.       Individuazione delle forme di segnalazione e degli strumenti di comunicazione

In base all’art. 4, comma 3 del D.Lgs. 24/2023, le segnalazioni possono essere effettuate:

• la piattaforma Segnalazioni: whistelblowing.coopitinera.it
• attraverso la posta elettronica dedicata: [email protected]

5.2.       Definizione delle modalità di gestione delle segnalazioni anonime

Le segnalazioni da cui non è possibile ricavare l’identità del segnalante sono considerate anonime. Le segnalazioni anonime sono equiparate a segnalazioni ordinarie, se circostanziate. Qualora Itinera riceva segnalazioni anonime attraverso i canali previsti, esse verranno considerate alla stregua di segnalazioni ordinarie. Nei casi di segnalazione anonima, se la persona segnalante è stata successivamente identificata e ha subito ritorsioni le si applicano ugualmente le misure di protezione per le ritorsioni.

5.3.       Descrizione delle modalità di segnalazione adottate da Itinera

(a)             Canale informatico

Con riferimento alle forme di segnalazione previste al paragrafo 6.2., per quanto concerne il canale informatico la Società ha scelto di adottare una piattaforma dedicata.

(b)             Posta elettronica dedicata

Le segnalazioni possono altresì essere trasmesse per mezzo di posta elettronica tradizionale, ovvero [email protected]

Itinera si impegna a tutelare la riservatezza del segnalante anche quando la segnalazione viene effettuata attraverso modalità diverse da quelle istituite in conformità al D.Lgs. 24/2023 o perviene a soggetti diversi da SGS.

6. FLUSSO PROCEDURALE

6.1.       Presupposti

La presente procedura presume che:

• il segnalante agisca in buona fede. Il segnalante che effettua volontariamente una segnalazione in malafede può essere soggetto a provvedimenti disciplinari (a titolo esemplificativo: sanzioni conservative, licenziamento, recesso dal rapporto contrattuale, azioni di risarcimento danni, etc);
• la Struttura di gestione delle segnalazioni gestisca in maniera obiettiva, imparziale e riservata le segnalazioni ricevute sia nei confronti del segnalante che del segnalato.

6.2.       Invio e monitoraggio di una segnalazione

Ai fini dell’invio delle segnalazioni, il segnalante, utilizza le forme e gli strumenti previsti dal Canale interno predisposto dalla Società. In questa fase il segnalante può essere aiutato dal facilitatore, laddove questo sia stato individuato.

Le segnalazioni devono essere:

• in buona fede: il segnalante ha ragionevole certezza della veridicità di quanto segnala, non ha, cioè, pregiudizi e/o scopo di recare danno a qualcuno e/o di ottenere benefici personali;
• circostanziate: devono consentire di individuare elementi oggettivi ragionevolmente sufficienti per avviare un’istruttoria, a titolo esemplificativo devono contenere:

✓        la descrizione del fatto;

✓        le generalità o gli altri elementi che consentano di identificare il soggetto a cui attribuire i fatti segnalati;

✓        le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;

È utile anche allegare documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché l’indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.

6.3.       Gestione delle segnalazioni ricevute

La fase di gestione delle segnalazioni è presidiata dalla SGS e si articola in quattro sottofasi:

• Pre-analisi;
• Istruttoria;
• Valutazione ed esito finale;
• Archiviazione.

6.4.       Pre-analisi delle segnalazioni

La Struttura di Gestione delle segnalazioni al momento in cui riceve una segnalazione all’indirizzo dedicato, ne valuta i contenuti effettuando un primo screening e rilevando da subito quelle palesemente infondate, non circostanziate, riguardanti un oggetto che non è rilevante, calunniose e/o ingiuriose. In ogni caso, entro il settimo giorno dal ricevimento della segnalazione, la SGS comunica al segnalante il ricevimento.

6.5.       Istruttoria delle segnalazioni

L’istruttoria è l’insieme delle attività finalizzate a verificare il contenuto delle segnalazioni pervenute e ad acquisire elementi utili alla successiva fase di valutazione, garantendo la massima riservatezza sull’identità del segnalato e degli altri soggetti coinvolti e sull’oggetto della segnalazione. La Struttura di Gestione delle Segnalazioni nel caso lo ritenga necessario, può avvalersi, in accordo con i referenti individuati, della collaborazione di Funzioni aziendali e di figure esterne competenti in base all’argomento della segnalazione.

La Struttura di gestione delle segnalazioni, o gli eventuali soggetti, adeguatamente autorizzati, che operano di supporto ad essa, nello svolgimento dell’istruttoria possono:

⋅                contattare il segnalante in forma riservata, e richiedere eventuali documenti e/o informazioni integrative;

⋅                interrompere l’istruttoria nel caso in cui venga rilevata l’infondatezza della segnalazione.

6.6.       Valutazione ed esito finale delle segnalazioni

La Struttura di Gestione delle Segnalazioni effettua le proprie valutazioni sull’esito dell’istruttoria e provvede a darne riscontro al segnalante entro e non oltre 3 mesi dall’avvio. La SGS sintetizza i risultati della propria indagine in uno specifico verbale.

Nel caso la segnalazione risulti fondata i soggetti aziendali competenti potranno decidere l’applicazione di provvedimenti disciplinari previsti dal Sistema Sanzionatorio e/o valutare l’eventuale comunicazione degli eventi alle autorità competenti.

Nel caso in cui la segnalazione risulti infondata i soggetti aziendali competenti potranno valutare la possibilità di applicare il Sistema Sanzionatorio al segnalante in mala fede. Qualora a fronte di una segnalazione emergano gap sul sistema di controllo e gestione dei rischi, sarà compito delle unità aziendali competenti definire le opportune azioni migliorative.

7. Definizione delle modalità di gestione della Protezione dei dati personali

Il titolare del trattamento dei dati personali relativi alla Procedura Whistleblowing è individuato nella Società Itinera Società Cooperativa Sociale arl ETS che tratterà i dati personali di tutti i soggetti coinvolti nella segnalazione nel rispetto dei principi fissati dal GDPR, fornendo idonee informazioni ai soggetti interessati sensi degli artt. 13 e 14 del GDPR, nonché adottando misure appropriate a tutela dei diritti e delle libertà dei soggetti interessati.

Nella gestione delle segnalazioni, e della relativa procedura, il Titolare è coadiuvato dalla SGS, e dalle strutture interne individuate per la gestione dell’istruttoria. Nello specifico la SGS, in quanto soggetto esterno ha ricevuto specifica nomina a “responsabile del trattamento”, ai sensi dell’art. 28 del GDPR; i soggetti interni coinvolti nell’istruttoria operano previa specifica autorizzazione del Titolare e sulla base delle istruzioni da quest’ultimo impartite. I trattamenti di dati personali relativi al ricevimento e alla gestione delle segnalazioni sono effettuati nel rispetto dei principi di cui agli articoli 5 e 25 del regolamento (UE) 2016/679, fornendo idonee informazioni alle persone segnalanti e alle persone coinvolte ai sensi degli articoli 13 e 14 del medesimo regolamento (UE) 2016/679, nonché adottando misure appropriate a tutela dei diritti e delle libertà degli interessati.

I soggetti esterni che forniscono servizi strumentali alla gestione delle segnalazioni (es: fornitori della Piattaforma informatica) sono designati quali Responsabile del trattamento ex art. 28 del regolamento (UE) 2016/679. Tali soggetti sono tenuti a fornire garanzie in merito all’adozione di adeguate misure di sicurezza conformi all’art. 32 del regolamento (UE) 2016/679 nonché assicurare un adeguato livello di rispetto delle vigenti disposizioni in materia di trattamento, ivi compresa l’applicazione di quanto previsto dal D. Lgs 24/2023 sulla tutela dell’identità del segnalante.

La Società assicura che gestione delle segnalazioni ed il relativo trattamento dei dati ai fini della privacy è dunque effettuato nel rispetto delle disposizioni di legge applicabili, tenuto conto dei principi del Regolamento Europeo 2016/679 in materia di privacy (GDPR). Nello specifico Itinera garantisce nello svolgimento di tutta la procedura di:

−  fornire al segnalante ed agli altri soggetti coinvolti tutte le adeguate informative sul trattamento dei dati personali;

−  trattare i dati personali nel completo rispetto del GDPR;

−  effettuare una specifica valutazione di impatto (DPIA) sul trattamento in questione;

−  individuare le misure tecniche ed organizzative idonee a garantire un livello di sicurezza adeguato;

−  disciplinare i rapporti con i soggetti esterni coinvolti nei processi di trattamento dei dati personali;

−  non trattare e/o archiviare dati personali manifestamente non utili al trattamento della segnalazione.

Per quanto riguarda la gestione dell’esercizio dei diritti degli interessati, la normativa europea sulla protezione dei dati personali prevede che, in alcuni casi specifici, la legge nazionale possa limitare la portata degli obblighi del titolare del trattamento e dei diritti generalmente riconosciuti agli interessati in riferimento ai propri dati personali previsti al CAPO III del regolamento (UE) 2016/679 (art. 23 regolamento (UE) 2016/679).

Come stabilito dall’art. 13 comma 3 del D.lgs. 24/2023, nell’ambito delle segnalazioni è prevista una limitazione dei diritti degli interessati ai sensi dell’art.2-undecies del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196;

Tale limitazione si applica in quanto dall’esercizio di tali diritti potrebbe derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del segnalante e delle persone eventualmente coinvolte/menzionate nella segnalazione stessa.

Pertanto, il segnalante può esercitare il diritto di accesso ai propri dati, di rettifica o integrazione, di cancellazione e di limitazione del trattamento con le stesse modalità in cui ha effettuato la segnalazione. Il segnalante, ai sensi dell’art. 77 del regolamento (UE) 2016/679, ha inoltre diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati, nel caso in cui ritenga che il trattamento violi il citato Regolamento.

L’esercizio dei diritti di cui al CAPO III del regolamento (UE) 2016/679 da parte degli altri soggetti interessati, quali il segnalato o altre persone coinvolte, può essere ritardato, limitato o escluso qualora tale esercizio possa comportare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del segnalante come previsto dall’ articolo 2-undecies, lett. f del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 (in attuazione dell’articolo 23 del regolamento (UE) 2016/679).

8. Divieto di ritorsioni, Sanzioni e Regime di responsabilità

Il Whistleblowing è una misura che consente di rafforzare la diffusione di una cultura dell’etica, della trasparenza e della legalità all’interno di Itinera. Tale importante obiettivo può essere raggiunto solo se il soggetto segnalante, oltre ad avere la disponibilità di strumenti per effettuare le segnalazioni ha anche, e soprattutto, la certezza che sarà tutelato al fine di non subire ritorsioni da parte di colleghi o superiori o di rischiare che la propria segnalazione rimanga inascoltata.

Per queste ragioni, si prevede esplicitamente un divieto di ritorsione a tutela del segnalante e degli altri soggetti previsti dalla norma, anche qualora si tratti di ritorsioni soltanto tentate o minacciate, che provocano o possono provocare alla persona/ente, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto.

Affinché si possa configurare una ritorsione e, di conseguenza, il soggetto possa beneficiare di protezione è però necessario uno stretto collegamento tra la segnalazione, la divulgazione e la denuncia e il comportamento/atto/omissione sfavorevole subito, direttamente o indirettamente, dalla persona segnalante, denunciate o che effettua la divulgazione pubblica.

Ai fini della tutela, nessuna rilevanza assumono invece i motivi personali e specifici che hanno indotto le persone a effettuare la segnalazione, la divulgazione pubblica o la denuncia. In mancanza del rispetto di tali condizioni generali, la tutela non potrà essere garantita neanche ai soggetti diversi da quello che segnala, denuncia e effettua la divulgazione pubblica qualora, in ragione del ruolo assunto nell’ambito del processo di segnalazione/denuncia e/o del particolare rapporto che li lega al segnalante o denunciante, subiscano indirettamente ritorsioni.

La Società, nell’adottare la presente procedura, è consapevole delle sanzioni amministrative applicabili dall’ANAC di cui all’art. 21 del D.Lgs. 24/2023.

Sono altresì applicabili sanzioni disciplinari al segnalante in caso di segnalazioni riscontrate come infondate, effettuate con dolo o colpa grave, ovvero quelle manifestamente opportunistiche e/o compiute al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti.

Le sanzioni disciplinari saranno proporzionate all’entità e gravità dei comportamenti illeciti accertati e potranno anche giungere alla risoluzione del rapporto, nel rispetto delle disposizioni di legge e delle normative di CCNL applicabili.

Soggetta a sanzione contrattuale potrà essere, altresì, la Struttura di Gestione delle Segnalazioni, qualora vi sia stata deficienza nell’applicazione delle misure di riservatezza o omessa valutazione della segnalazione. . Sono analogamente sanzionate anche tutte le accertate violazioni delle misure poste a tutela del segnalante.

9. Formazione

La Struttura di Gestione delle segnalazioni di Itinera è stata adeguatamente formata per gestire le segnalazioni secondo i principi e le modalità previste dalla presente procedura.

In virtù della circostanza secondo cui la tutela del whistleblower rientra a pieno titolo tra le misure generali di prevenzione della corruzione, Itinera si impegna a garantire annualmente o comunque, in caso di aggiornamenti normativi significativi lo svolgimento di iniziative di sensibilizzazione e formazione nei confronti

− del management aziendale, che deve essere adeguatamente edotto sia sul contenuto della norma, sia su come essa è attuata nella propria azienda (procedura), sia su come trattare le informazioni che dovesse trovarsi a gestire legate ad una segnalazione;

− dei dipendenti e collaboratori, i quali devono essere formati ed informati su come poter attivare il canale di segnalazione interno e su come e quando poter eventualmente attivare i canali di segnalazione esterna e/o di divulgazione pubblica. Inoltre, tali soggetti devono essere informati sia sulle tutele attivate dall’azienda, sia su come poter essere aggiornati sullo stato di avanzamento delle segnalazioni effettuate.

10. Pubblicità

La presente procedura adottata da Itinera è resa disponibile a tutte le lavoratrici ed i lavoratori attraverso pubblicazione sul sito web www.coopitinera.it .

11. Archiviazione delle segnalazioni

La Struttura di Gestione delle segnalazioni provvede ad effettuare l’archiviazione di tutta la documentazione in specifiche cartelle dedicate, gestite secondo rigidi criteri di riservatezza. La SGS, decorso il termine di cinque anni dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, resterà in attesa di ricevere indicazioni dalla Società in merito alle modalità di restituzione e/o cancellazione dei dati. Si intende che in caso di restituzione sarà cura della SGS trasmettere solo le informazioni strettamente necessarie riguardanti la segnalazione (ad esempio oggetto, esito, date di riscontro al segnalante etc..).

La Struttura di Gestione delle segnalazioni è altresì tenuta a mantenere aggiornato il registro delle segnalazioni ricevute, avendo cura di indicare ogni volta l’esito al quale è pervenuta.

Se l’attività di istruttoria ha dato esito negativo, la Struttura di Gestione delle segnalazioni provvede comunque ad archiviare la segnalazione illustrando adeguatamente i motivi della valutazione.